VI
ENQuy Trình Gửi Máy Hiệu Chuẩn Tại Service Center Sao Nam: Hồ Sơ, Đóng Gói Và Giải Đáp Kỹ Thuật
Nhằm tối ưu hóa thời gian xử lý, bảo vệ an toàn cho cụm quang học laser nhạy cảm và bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ hiệu chuẩn, Trung tâm Dịch vụ Ủy quyền PMS – Công ty TNHH TM DV KT Sao Nam ban hành hướng dẫn chi tiết quy trình gửi thiết bị đo đếm tiểu phân và vi sinh về phòng Service Center tại TP. Hồ Chí Minh. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đóng gói đúng kỹ thuật giúp rút ngắn thời gian trả máy xuống còn 2–3 ngày làm việc.
Thiết bị gửi về Service Center Sao Nam được tiếp nhận, kiểm tra ngoại quan As Found và hiệu chuẩn theo quy chuẩn chính hãng PMS
Checklist quan trọng trước khi gửi máy về Service Center Sao Nam
- Giấy xác nhận khử nhiễm (Decontamination Form): Bắt buộc đính kèm văn bản xác nhận thiết bị đã được vệ sinh sạch hóa chất độc hại, vi sinh vật hoặc bụi hoạt chất sinh học nguy hiểm trước khi chuyển phát.
- Bảo vệ nắp che quang học (Inlet Cap): Luôn đậy nắp che đầu hút mẫu bằng nắp cao su hoặc nắp nhôm chuyên dụng để tránh dị vật hoặc xơ vải lọt vào làm xước buồng tán xạ quang.
- Sử dụng thùng xốp chống sốc nguyên bản: Sử dụng va li chống sốc (Pelican Case) hoặc thùng xốp định hình nguyên bản của PMS để tránh sốc va đập gây lệch gương phản xạ hoặc nứt gãy diode laser trong quá trình vận chuyển.
- Gửi kèm phụ kiện liên quan: Gửi kèm bộ nguồn Adapter chính hãng và đầu hút mẫu đẳng động (Isokinetic Probe) nếu có yêu cầu kiểm tra đồng bộ.
1. Quy trình tiếp nhận và xử lý hiệu chuẩn thiết bị PMS tại Service Center
-
Bước 1 – Khởi tạo yêu cầu dịch vụ (RMA Request): Khách hàng liên hệ với Sao Nam qua hotline hoặc email
info@saonamchem.comđể nhận mã số tiếp nhận dịch vụ (RMA). Việc cấp mã trước giúp bộ phận kỹ thuật chuẩn bị sẵn hạt chuẩn PSL và lịch đo tại phòng lab. - Bước 2 – Đóng gói và vận chuyển thiết bị: Khách hàng đóng gói máy theo hướng dẫn kỹ thuật mục 2 bên dưới và gửi về địa chỉ: Trung tâm Dịch vụ Sao Nam – 92 Đường số 13, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh.
- Bước 3 – Kiểm tra tiếp nhận và đo dữ liệu ban đầu (As Found): Ngay khi nhận máy, kỹ sư Sao Nam lập biên bản giao nhận ngoại quan, kiểm tra hoạt động cơ khí của bơm và tiến hành đo kiểm tra ban đầu (As Found Data) trên phần mềm PMS để ghi nhận tình trạng trôi sai số.
- Bước 4 – Vệ sinh buồng đo và hiệu chuẩn theo ISO 21501-4: Làm sạch quang học bằng khí sạch chuyên dụng, kết nối sol khí hạt chuẩn PSL liên kết NIST, tự động nạp hệ số hiệu chuẩn vào EEPROM máy và kiểm tra lại As Left. Nếu phát hiện sự cố phần cứng, Sao Nam sẽ lập biên bản kỹ thuật và tư vấn dịch vụ sửa chữa thiết bị đo đếm tiểu phân kịp thời.
- Bước 5 – Xuất chứng chỉ, dán tem và bàn giao tận nơi: Dán tem hiệu chuẩn có mã QR truy xuất dữ liệu, đóng gói trong hộp chuyên dụng và bàn giao an toàn về tận nhà máy của khách hàng kèm đầy đủ chứng từ gốc.
2. Bảng kiểm tra (Checklist) hồ sơ và đóng gói gửi thiết bị
| Hạng mục cần chuẩn bị | Yêu cầu chi tiết | Mục đích kiểm soát |
|---|---|---|
| 1. Phiếu thông tin tiếp nhận (RMA Form) | Ghi rõ Model, Serial Number, tình trạng hoạt động và thông tin người phụ trách thiết bị. | Định danh chính xác thiết bị, tránh thất lạc và rút ngắn thời gian xử lý. |
| 2. Giấy xác nhận an toàn sinh học / hóa học | Cam kết máy đã được khử trùng bề mặt, không nhiễm hóa chất nguy hiểm hay vi sinh vật nhóm rủi ro cao. | Bảo đảm an toàn sức khỏe cho kỹ sư phòng lab Service Center. |
| 3. Nắp bảo vệ đầu hút (Inlet Cover) | Đậy kín đầu hút mẫu (Sample Inlet) bằng nắp cao su hoặc băng dính chuyên dụng không để lại keo. | Ngăn ngừa hạt bụi lạ, ẩm hoặc côn trùng lọt vào buồng quang học laser. |
| 4. Thùng chứa và vật liệu chống sốc | Va li nhựa cứng Pelican chống sốc hoặc thùng các-tông dày lót mút xốp định hình tối thiểu 5 cm mỗi cạnh. | Hấp thụ lực chấn động rung lắc khi xe chuyển phát di chuyển trên đường dài. |
| 5. Pin Lithium (nếu có) | Tắt hẳn nguồn máy (Power Off hoàn toàn), chốt khóa ngăn pin chắc chắn. | Tuân thủ quy định phòng chống cháy nổ an toàn hàng không và vận tải đường bộ. |
3. Câu hỏi thường gặp và xử lý sự cố kỹ thuật trong quá trình hiệu chuẩn
1. Nếu kết quả As Found của máy không đạt (Out of Tolerance – OOT) thì xử lý thế nào?
Nếu số liệu As Found vượt giới hạn cho phép của ISO 21501-4, Sao Nam sẽ thông báo ngay cho bộ phận QA của nhà máy và cấp biên bản ghi nhận độ lệch chi tiết. Dựa vào đó, QA sẽ đánh giá tác động chất lượng và tiến hành điều tra sai lệch (CAPA). Sau khi nhận được sự đồng thuận, kỹ sư Sao Nam sẽ thực hiện nạp lại hệ số hiệu chuẩn As Left để đưa máy về trạng thái đạt chuẩn.
2. Trong thời gian gửi máy hiệu chuẩn, nhà máy có được mượn máy thay thế không?
Có. Sao Nam cung cấp dịch vụ máy dự phòng chính hãng (Lasair Pro, Lasair III, MiniCapt) đã được hiệu chuẩn đầy đủ để khách hàng mượn hoặc thuê ngắn hạn, đảm bảo các dây chuyền sản xuất thuốc vô trùng liên tục hoạt động.
3. Có thể yêu cầu kỹ sư Sao Nam hiệu chuẩn trực tiếp tại nhà máy (On-site) thay vì gửi máy đi không?
Hoàn toàn được. Với các hệ thống cảm biến cố định online hoặc các nhà máy có số lượng máy lớn từ 3–5 thiết bị trở lên, Sao Nam khuyến khích sử dụng dịch vụ hiệu chuẩn On-site tại chỗ để tiết kiệm thời gian vận chuyển và hạn chế tối đa rủi ro rung lắc quang học. Xem chi tiết tại dịch vụ hiệu chuẩn máy đếm tiểu phân.
4. Thời hạn bảo hành dịch vụ hiệu chuẩn tại Sao Nam là bao lâu?
Chứng chỉ hiệu chuẩn do Sao Nam cấp có giá trị khuyến nghị 12 tháng theo ISO 14644-2. Đối với các linh kiện phần cứng thay thế (như diode laser, bơm hút, bo mạch), Sao Nam áp dụng chính sách bảo hành chính hãng từ 3 đến 6 tháng tùy chủng loại linh kiện.
Đăng Ký Gửi Máy Hiệu Chuẩn Tại Service Center Sao Nam
Liên hệ ngay với bộ phận kỹ thuật để nhận biểu mẫu tiếp nhận thiết bị RMA và được hướng dẫn đóng gói an toàn nhất.
Tiêu chuẩn và tài liệu kỹ thuật tham chiếu:
- ISO 21501-4:2018 — Determination of particle size distribution — Light scattering airborne particle counter.
- ISO/IEC 17025:2017 — General requirements for the competence of testing and calibration laboratories.
- Particle Measuring Systems (PMS) — Factory Service Center Shipping and Handling Instructions.
Equipment Return, Packaging and Service Center Calibration Guidelines at Sao Nam
Returning delicate optical instruments for annual recalibration requires strict adherence to physical shock mitigation and regulatory documentation. In airborne laser particle counters (LSAPCs), optical benches, focusing mirrors, and laser diodes are vulnerable to mechanical shock and particle ingress during transit.
Sao Nam Company, the Authorized Sales and Service Center for Particle Measuring Systems (PMS) in Vietnam, provides a standardized 5-step return and calibration workflow:
- RMA Initiation: Registering serial numbers and device profiles prior to transit to prepare specialized calibration benches.
- Inlet Port Protection: Securing sampling inlets with designated dust covers to prevent environmental contaminant intrusion.
- Decontamination Declaration: Furnishing mandatory written confirmation of chemical and biological surface safety.
- As Found / As Left Evaluation: Full compliance testing against ISO 21501-4:2018 with NIST-traceable polystyrene latex (PSL) spheres.
- Factory-Authorized Repairs: In-house replacement of genuine laser diode assemblies, sampling pump diaphragms, and firmware updates.
Notice: This guide outlines instrument return and calibration service procedures; it does not constitute certification of an entire pharmaceutical facility.
